Como organizar melhor o seu tempo?

outubro 05, 2020 | Shaíze Roth
Como organizar melhor o seu tempo?
Render durante o dia e usar o tempo a favor da produção das tarefas, por vezes, nos exige muita disciplina, foco e concentração.

A má gestão do nosso tempo acaba nos trazendo uma séries de problemas que poderiam ser evitados, sendo, o principal deles, a falta de tempo. Para que isso não se torne uma bola de neve e seu tempo seja aproveitado, da forma mais assertiva possível, a Sou vai te ajudar!

Mas, primeiro, vamos entender um pouco mais sobre o que é Gestão do Tempo?

Resumidamente, gestão do tempo é um conjunto de técnicas usadas para aprimorar a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência sejam mantidas.

O gerenciamento do tempo, portanto, consiste na adoção de certos processos e ferramentas que auxiliam o cumprimento de atividades e projetos, dentro dos prazos estabelecidos e com resultados satisfatórios.

Como saber no que devo focar

Começamos com a prática de alinhar suas prioridades, definindo o que é urgente, importante e circunstancial. Assim, você conseguirá organizar de forma mais ampla e organizada suas tarefas. Essa prática não tem relação apenas com a vida profissional, mas também pessoal e em todos os âmbitos da vida.

Quando você administra melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta seu rendimento. Isso, por sua vez, contribui com a elevação do bem-estar, garantindo uma proximidade da felicidade plena. No ambiente corporativo, os benefícios podem ser sentidos nos resultados da empresa, nas metas alcançadas e no clima organizacional mais leve.

Processos que auxiliam a otimização do tempo

Alguns processos devem ser levados em consideração para que haja um bom funcionamento das práticas citadas acima, trazendo os resultados positivos esperados. Alguns deles são:

Metas

As metas são fundamentais para que a motivação seja mantida sempre em alta. Elas contribuem com o foco e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido. Por isso, para gerenciar melhor o seu tempo, estabeleça algumas delas.

Mas, atenção: as metas precisam ser factíveis e não algo que você nunca poderá concretizar.

Você também pode usar o conceito SMART para auxiliá-lo na criação das suas metas, que significa: Específico (S), Mensurável (M), Atingível (A), Relevante (R) e Temporal (T), ajudando, assim, a definir objetivos inteligentes.

Planejamento

Sem planejamento você corre o risco de assumir mais tarefas do que, realmente, consegue abraçar. Mas, por outro lado, quando se programa, tem mais chances de aumentar a produtividade e conquistar os resultados esperados.

Por isso, reúna todas as atividades que precisam ser cumpridas. Pode listá-las em um papel ou em uma planilha, como preferir. É importante que você coloque os seus afazeres de uma forma que fique fácil visualizar e classificar.

Defina um horário para planejar sua semana, nesse planejamento é essencial que você direcione um dia horário para realizar as tarefas.

Sempre que uma tarefa estiver finalizada, por exemplo, insira um sinal de “check”. Faça o mesmo com as que estão atrasadas e em espera, facilitando a visualização do que já foi e do que ainda precisa ser feito. 

Prazos

Um erro bastante comum é estabelecer períodos de tempos equivocados para as atividades. Por isso, a primeira recomendação é nunca subestimar a duração de uma tarefa. Você pode cronometrar as mais habituais para ter uma noção de quanto irá demorar para realizar nas vezes seguintes. Assim, é possível se programar. 

Para as que nunca foram feitas antes, a alternativa é mesmo prever. Baseie-se em atividades similares que já tenham sido executadas, pois isso ajudará a pensar no prazo adequado. De todo modo, é sempre importante fazer uma projeção com alguma margem de segurança, visto que esse tempo extra é fundamental para resolver algum atrito que possa surgir no caminho.

E, se você acabar antes do previsto, pode iniciar a próxima atividade um pouquinho antes, certo? Assim, você assume o controle do tempo em vez de se tornar refém dele.

Existem outras ferramentas reconhecidas para organização e gestão do tempo, como a Técnica Pomodoro, criada nos anos 80 por Francesco Cirillo, ela pode e deve ser usada por qualquer pessoa, desde estudante, empresário até colaborador de uma empresa.

É uma maneira prática para se livrar de atrasos e “enrolações” com prazos e entregas que sempre nos perdemos. Basicamente a técnica consiste em intercalar períodos de concentração máxima para a realização das tarefas que mais pedem foco.

O tempo dedicado para realizar as tarefas é chamado de pomodoro e deve durar 25 minutos seguido por um intervalo de 5 minutos para descanso, você pode cronometrar esses períodos. O intervalo aumenta para 15 ou 30 minutos quando realizamos 4 pomodori (plural de pomodoro), cumprindo-os entre cada tarefa.

Acompanhe seus resultados, a cada 25 minutos se terminada a tarefa, marque esse momento, ao longo do dia você terá um acompanhamento bastante eficiente das suas tarefas.

Se encararmos uma tarefa que seja muito complexa e exija mais de 25 minutos para ser realizada, separe-a em vários pomodori, você é o responsável por essa organização, por tanto seja criativo, o tempo que indicamos é apenas uma sugestão do criador da técnica, se identificar que precisa mudar, sinta-se à vontade. Acabe com a procrastinação, com o atraso de entregas e melhore seu desempenho.

Você também tem dificuldade em otimizar seu tempo e precisa de ajuda? Então entre em contato com a Sou e aprenda a organizar e aproveitar o seu tempo da melhor maneira possível, participe também do Grupo Online de Gestão do Tempo, onde você vai aprender muito sobre o que falamos no texto. Clique aqui!

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