Dica

de livro: David Allen e A Arte de Fazer Acontecer

fevereiro 14, 2020 | Shaíze Roth
Dica de livro: David Allen e A Arte de Fazer Acontecer
Quantas vezes você já teve a sensação que não está dando conta de realizar as coisas por completo, deixando pontas soltas pelo caminho? Esse é o tema abordado por Davida Allen no livro A Arte de Fazer Acontecer, no original Getting Things Done.

Essa é uma obra que ajuda a ensinar as pessoas a manter a vida organizada e se tornar muito mais produtivas no dia a dia. É a partir do livro que se entra no método chamado GTD (composto pelas iniciais do título original), uma série de técnicas e hábitos para completar tarefas.

Como isso começou?
Na década de 1920, a psicóloga russa Bluma Zeigarnik observou algo interessante em um restaurante: ela percebeu que os garçons tinham habilidade de lembrar de coisas complexas, como ordens de pedidos e mesas. Eles também possuíam grande capacidade de fechar as contas das mesas que estavam atendendo.

Mas, quando fechavam a conta, era como se a mesa e os respectivos clientes tivessem saído da cabeça do garçom, dando lugar a outros. Foi a partir disso, que a psicóloga desenvolveu a teoria que a energia mental se foca nas tarefas incompletas. Ou seja, a atenção está sempre voltada para completar atividades, liberando-se quando isso acontece.

O método GTD
No livro, David Allen chama esse efeito de circuitos abertos, definindo-o como qualquer coisa atraindo a atenção, quando não está no seu lugar. O foco do autor está na ideia de que as pessoas estarão sempre mais relaxadas, focadas e produtivas se aprenderem a lidar com esses problemas da maneira certa.

A partir disso, Allen traçou o método GTD, que apresenta um sistema de priorização e catalogação, para garantir que as pessoas estejam sempre atuando na atividade mais importante, com energia máxima. O método pode ser dividido em quatro grandes etapas:

Etapa 1 – Coletando informações
Reunir as tarefas que estão tirando o foco da atenção é o ponto de partida do método. Isso pode ser feito em alguma ferramenta online, alguma agenda, ou no papel mesmo. As tarefas a serem anotadas são aquelas do dia a dia, as vindas dos seus colegas de trabalho, dos amigos e da família. A ideia é que, quando a tarefa for para a listagem, ela saia da sua cabeça.

Etapa 2 – Processando as informações
A segunda etapa diz respeito ao processamento das informações coletadas na primeira. O objetivo aqui é manter um processo contínuo de limpeza das tarefas agendadas, mantendo tudo organizado.

Esse processamento é separado em seis passos, segundo o autor. Eles vão desde a identificação do item que está na listagem, passando pela análise das tarefas menores às maiores, avaliação do problema ou atividade, delegação de ações que não te pertencem, organização de próximas ações.

Etapa 3 – Executando
Depois de criar e organizar a lista das tarefas, é chegada a hora de executar, colocar a mão na massa. É importante entender que, nesta fase, mesmo com as tarefas em execução, devem surgir novas no meio do caminho. Nesse caso, coloque-a na lista de circuitos abertos para que você se dedique a ela posteriormente.
Tomando essas atitudes, você não desvia o foco e a atenção da tarefa que está executando.

Etapa 4 – Analisando e revisando rotina
Nesta fase, ocorre a constante revisão das listas e três análises devem se tornar hábitos. Vamos ver quais são:

- Revisão de contexto novo
Sempre que surgir um novo contexto, procure atualizar sua lista de ações, criando o hábito de trabalhar com prioridades, de acordo com os cenários que vão surgindo.

- Revisão diária da agenda
Todos os dias, verifique sua agenda e analise as tarefas que precisa concluir naquela jornada. Analise e avalie a possibilidade de fazer ajustes.

- Revisão semanal das listas
Pelo menos uma vez por semana, esvazie sua lista principal de circuitos abertos, revise sua lista de projetos e limpe sua lista de próximas ações, transferindo-as para a próxima semana.

Faça acontecer

Enfim, este é apenas um resumo do que você pode encontrar no livro A Arte de Fazer Acontecer, de David Allen. Para apreciar todos os ricos detalhes e as informações preciosas, vale a pena a leitura completa da obra.

No entanto, já dá para captar a mensagem do autor, não é mesmo? A ideia é, no fim das contas, colocar em prática as ações para fechar os circuitos abertos em nossa mente.

Conheça nosso workshop de Gestão do Tempo baseado nessa metologia e faça acontecer de verdade!